HBC GmbH - Konferenzräume Hamburg

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Flexible Lösungen für gehobene Ansprüche.

HBC GmbH - Seminarräume Hamburg

Voll ausgestattete Räume

Mit kompletter Büroinfrastruktur.

So werden Ihre Seminare und Tagungen zum Erfolg!

Der Erfolg von Seminaren und Tagungen steht und fällt mit deren Organisation – von der Vorbereitung über den reibungslosen Ablauf während der Veranstaltung selbst bis hin zur professionellen Nachbereitung. Damit Sie bei der Planung Ihres nächsten Events alle Arbeitsschritte und Aufgaben im Blick haben, haben wir diese in einer praktischen Checkliste für Sie zusammengestellt!

 

Konzeption

  • Auftraggeber und organisatorische Einbindung

  •  

    Klären Sie zunächst ab, in wessen Verantwortungsbereich die geplante Veranstaltung fällt und wer Ihre internen Ansprechpartner sind.

    • Auftraggeber: Notieren Sie, in wessen Auftrag Sie das Event organisieren und wer die endgültige Entscheidungsbefugnis zu sämtlichen diesbezüglichen Fragen hat. Ziele, Rahmendaten und Budget sollten Sie vorab mit Ihrem Auftraggeber besprechen.
    • Abteilung: Informieren sie sich, inwiefern Ihr Auftragnehmer und damit Ihr Projekt in die Abteilungsstrukturen des Unternehmens eingebunden ist. Klären Sie, ob auch andere Abteilungen in Planungs- oder Organisationsfragen einzubeziehen sind.
    • Zuständigkeit: Klären Sie, inwieweit Sie bei der weiteren Detailplanung freie Hand haben und wie der Informationsfluss gestaltet werden soll (anlassbezogene E-Mails, regelmäßige Besprechungen bzw. Telefonate…). Notieren Sie zudem, wer Ihre Ansprechpartner für Budget-, Organisations- und sonstige Fragen sind.
    • Budget: Legen Sie bereits zu Beginn der Planungsphase ein grobes Budgetziel fest und sorgen Sie dafür, dass die Gelder in den jeweiligen ‚Töpfen‘ reserviert werden.
  • Umfeld- bzw. Konkurrenzanalyse

  • Gerade Events sind oft ein guter Anlass, noch einmal das Umfeld Ihrer Unternehmenstätigkeit zu rekapitulieren. So sind Sie immer up-to-date und können auch Ihre Teilnehmer fachkundig einstimmen.

    • Markt & Wirkungsbereich – definieren Sie Ihre Branche und Ihren räumlichen Wirkungsbereich (international, national, regional, lokal)
    • Mitbewerber – wer sind Ihre wichtigsten Mitbewerber? Zu Abgrenzungszwecken sollten sie vor allem die Mitbewerber in Ihrem räumlichen Wirkungsbereich im Auge behalten, Inspirationen können Sie sich weltweit holen!
    • Verbraucherstrukturen, Zielgruppe & Verhalten – die Verbraucherforschung bietet wichtige Grunddaten für alle Seminarthemen, die sich um Kundengewinnung, Kundenzufriedenheit etc. drehen!
  • Zielgruppe & Ziele

  • Je präziser Sie definieren, welches Ziel Sie mit der Veranstaltung verfolgen, umso besser können Sie alle weiteren Details darauf ausrichten. Selbstverständlich können es auch mehrere Ziele sein, aber bleiben Sie realistisch und vermeiden Sie die ‚eierlegende Wollmilchsau‘. Die Zieldefinition ist nicht nur für die Veranstaltungsplanung, sondern auch für die anschließende Erfolgsmessung von Bedeutung – formulieren Sie daher möglichst konkrete und messbare Ziele!

    • Innovation – in welchen Bereichen braucht Ihr Unternehmen bzw. Ihre Abteilung neue Ideen? Wer könnte diese generieren, welches Setting und welche Incentives wäre dafür nötig?
    • Motivation – bei welcher Mitarbeitergruppe soll die Motivation gestärkt werden? Geht es um die allgemeine Arbeitsmotivation oder um den Kick-off für ein bestimmtes Projekt?
    • Teambuilding – bei welcher Mitarbeitergruppe soll das Teamgefühl gestärkt werden und welche Aspekte (Kommunikation, Vertrauen, Wir-Gefühl…) stehen dabei besonders im Vordergrund?
    • Weiterbildung – welche Mitarbeitergruppe bzw. welche Handelspartner sollen zu welchen Themen geschult werden? Welche Vorbildung kann vorausgesetzt werden, welche differenzierten Herangehensweisen sind ggf. notwendig?
    • sonstige Ziele – bei Veranstaltungen mit externen Teilnehmern (Kunden, Shareholder, Branchenexperten, lokale Anrainer…) können auch andere Ziele verfolgt werden, bspw. eine Steigerung des Bekanntheitsgrades, Promotion neuer Produkte/Services/Aktionen oder Kundenbindung.
  • Teilnehmeranalyse

  • Die stete Frage nach der Zielgruppe legt es ja bereits nahe: Im nächsten Schritt gilt es, die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung zu bestimmen: alle Mitarbeiter einer Abteilung, alle Außendienstler, alle IT-Verantwortlichen, alle Azubis o.ä. Halten Sie dabei stets Rücksprache mit den jeweiligen Vorgesetzten! Denkbar sind aber auch offene Veranstaltungen, die intern bekannt gemacht werden und zu denen sich interessierte Mitarbeiter abteilungsübergreifend anmelden können.

    • Gruppengröße – wie viele Teilnehmer sollen an dem Event teilnehmen? Ab wieviel Teilnehmern lohnt es sich, wie viele dürfen es – mit Blick aufs Budget – maximal werden?
    • Zusammensetzung des Teilnehmerkreises – was wissen Sie über Ihre potentiellen Teilnehmer? wie homogen oder heterogen ist die Gruppe, welche differenzierten Angebote müssen Sie ggf. machen?
    • Erwartungen der Teilnehmer – hier sind sie zu Beginn der Planungsphase erst einmal auf Spekulationen angewiesen, doch mit einem ‚educated guess‘ und einer Prise Realismus lässt sich in den meisten Fällen gut abschätzen, was Ihre Zielgruppe von dem Event erwartet (Informationen, Hands-on-Erlebnis, Unterhaltung, Kontakte knüpfen, eigene Ideen/Anliegen vorstellen …). Sobald der Anmeldeprozess abgeschlossen ist, können Sie Ihre Teilnehmer auch konkret nach deren Wünschen und Vorstellungen fragen, um dies in Ihre Planung miteinzubeziehen!
  • Veranstaltungsformat

  • Nach der Festlegung Ihrer Ziele und Zielgruppe gilt es zu entscheiden, mit welchem Veranstaltungsformat Sie diese am besten erreichen. Dabei gilt es natürlich, das Budget im Auge zu behalten und berücksichtigen Sie auch die zeitlichen/örtlichen Präferenzen Ihrer Zielgruppe!

    • Solo-Event, Veranstaltungsreihe oder Roadshow – soll es sich um ein einmaliges Event handeln oder soll es mehrere aufeinanderfolgende Termine geben? Erfordert Ihre Zielsetzung ggf. mehrere aufeinanderfolgende Termine mit denselben Teilnehmern oder mit jeweils wechselndem Publikum, bspw. den Mitarbeitern mehrerer Abteilungen bzw. Niederlassungen?
    • Dauer – welchen Zeitumfang sollen das Solo-Event bzw. die einzelnen Termine haben? Soll es es eine halb-, ganz- oder mehrtägige Veranstaltung werden?
    • Format – wählen und kombinieren Sie die besten Formate für Ihre Ziele, ob klassische Tagung oder Podiumsdiskussion, Seminar, Workshop oder Hands-on-Training, Jubiläumsfeier oder Teambuilding beim Outdoor-Adventure…
    • Ort – an welchem Ort bzw. welchen Orten erreichen Sie Ihre Zielgruppe am besten?
    • Location – soll das Event in Ihrer Firma oder einer externen Location stattfinden? Hierbei sollten Sie finanzielle Aspekte, organisatorische Möglichkeiten sowie auch die gewünschte Außenwirkung abwägen: Schließlich muss die Location ja zum Format passen!
    • Anlass – wenn das Event einen besonderen Anlass hat, bestimmt dieser in vielen Fällen zumindest den groben Rahmen der Terminplanung! Denken Sie bspw. an ein Firmen-Jubiläum, die Vorstellung eines neuen Produkts oder die Begrüßung neuer Azubis!
    • Termin & Uhrzeiten – wann passt es Ihnen wie auch Ihren Teilnehmern am besten? Bei der Terminplanung sind neben dem eventuellen Anlass auch viele weitere Faktoren zu bedenken, bspw. Feiertage, bundes- bzw. landesweite Schulferien, firmeninterne Projekte oder Spitzenzeiten (Jahresabschluss o.ä.), wichtige Branchenereignisse (Messen, Termine der Wettbewerber) sowie lokale und überregionale Ereignisse vom Stadtfest bis zum Champions-League-Finale.
  • Titel & Programm

  • Sobald das Veranstaltungsformat geklärt ist, sollten Sie dem Event einen möglichst treffenden Namen geben. Und natürlich beginnt nun auch die Programmplanung…

    • Titel – finden Sie die rechte Balance aus kreativer Namensfindung und verständlicher Beschreibung! Achten Sie auf eine gute Passung zu Ihrem Unternehmen und recherchieren Sie bei kreativen Wortschöpfungen eventuelle Namensrechte anderer Unternehmen.
    • Programm – nach Festlegung von Veranstaltungsdauer, Format, Termin und Uhrzeiten geht es nun an die Erstellung des Ablaufplans: Was geschieht wann und wo unter wessen Anleitung? Wer spricht das Grußwort, wer hält den einführenden Fachvortrag, wer moderiert die Diskussion, wer leitet ggf. die Workshop-Gruppen… Planen Sie auch ausreichende Pausenzeiten und Wegzeiten bei Ortswechseln mit ein! Erstellen Sie neben Ihrem internen Programmplan auch repräsentative Ablaufpläne für Referenten und Teilnehmer: Wann müssen sie wo sein und was erwartet sie dort? Lassen Sie die Teilnehmer auch wissen, ob + wann es etwas zu essen geben wird und wann die Veranstaltung beendet sein wird (wichtig für die Heimwegsplanung)!

    Vorbereitung

  • Vorabinformationen der Teilnehmer

  • Wenn das Veranstaltungskonzept steht, geht es an die konkreten Vorbereitungen. Zunächst gilt es, alle Beteiligten rechtzeitig zu informieren!

    • Mitarbeiter – informieren Sie alle Teilnehmer rechtzeitig über den anstehenden Termin und lassen Sie ihnen das Veranstaltungsprogramm zukommen, sodass sie sich inhaltlich einstimmen können. Wenn die Teilnehmer Vorleistungen zu erbringen haben (Präsentation ihres Arbeitsbereiches, Vorstellung eines typischen Problems o.ä.), sollten Sie darauf noch einmal besonders hinweisen!
    • Vorgesetzten – informieren Sie auch die Abteilungsleiter, die nicht selbst als Teilnehmer vorgesehen sind, über die anstehende Veranstaltung. So vermeiden Sie Missverständnisse angesichts der Abwesenheit der Mitarbeiter.
  • Einladung / Registrierung der Teilnehmer

  • Nun geht es zur verbindlichen Anmeldung sowie zur Klärung eventueller organisatorischer Fragen bezüglich Anreise und Unterbringung der Teilnehmer!

    • Einladung – versenden Sie die Einladungen rechtzeitig und setzen Sie einen Termin für die verbindliche Anmeldung!
    • Anmeldung/Registrierung – führen Sie eine Liste, auf der Sie Einladungsversand und Rückmeldung notieren, sodass Sie ggf. nachfassen können! Wenn Sie die technischen Möglichkeiten haben, können Sie die Teilnehmer auch bitten, sich online auf zu registrieren – vergessen Sie dann nicht, den Link in die Einladung einzufügen!
    • Verpflegung – wenn während der Veranstaltung Pausensnacks oder Mahlzeiten serviert werden, ist ggf. eine Rückfrage nach besonderen Ernährungsweisen (vegetarisch/vegan, halal/koscher …) empfehlenswert, damit niemand ungewollt hungrig bleiben muss.
    • Barrierefreiheit – ergänzen Sie die Einladung um die Bitte, besondere Bedürfnisse (bspw. barrierefreier Zugang für Rollstuhlfahrer…) anzumelden und berücksichtigen Sie diese bei der Organisation!
    • Anreise – fügen Sie der Einladung auf jeden Fall eine verständliche Anreisebeschreibung (PKW, Bahn & ÖPNV) bei und benennen Sie den Veranstaltungsort möglichst konkret (Unternehmen, Gebäude, Etage, Raum)! Wenn Mitarbeiter einer weiter entfernten Filiale oder Niederlassung zu dem Event anreisen, sollte geklärt werden, ob dies gemeinschaftlich (bspw. mit einem gemieteten Bus oder DB-Gruppenticket) oder individuell geschieht.
    • Unterbringung – bei längeren Anreisewegen bzw. mehrtägigen Veranstaltungen ist ggf. die Übernachtung der Teilnehmer in einem Hotel zu organisieren. Reservieren Sie zunächst ein Kontingent und teilen Sie dem Hotel möglichst bald die konkrete Zahl an Übernachtungsgästen mit.
    • Kostenübernahme – legen Sie von vorneherein offen, welche Kosten der Veranstalter übernimmt und welche Kosten ggf. auf die Teilnehmer zukommen. Die klare Kommunikation erspart Ihnen später unangenehme Diskussionen!
  • Auswahl der Medien

  • Wenn Sie selbst einen Vortrag halten oder einen Workshop leiten, sollten Sie zur Illustration die Medien wählen, die am besten zu dem gewählten Veranstaltungsformat und zur Gruppengröße passen! Digital und multimedial ist nicht immer besser als analog ☺

    • Gestaltungsregeln – prüfen Sie, ob Ihre Darstellung die grundlegenden Gestaltungsregeln beachtet! Sind die Charts informativ und verständlich, stimmt die Grafikauflösung (auch bei großformatiger Projektion), sind Kontrast und Schriftgröße gut gewählt?
    • Animationen & Effekte – setzen Sie diese gezielt und sparsam ein, um Ihr Kommunikationsziel zu erreichen. Vermeiden Sie eine Überladung, die Ihr Publikum nur ablenken würde!
    • Interaktivität – gerade in Workshop-Settings sollten Sie Medien wählen, die zur Interaktivität einladen, bspw. zum gemeinsamen Brainstorming und Ideensammeln
    • Muster & Modelle – überlegen Sie, ob weitere Anschauungsmaterialien, in 3D und lebensecht, nötig sind!
    • Präsentationsdateien – bei digitalen Präsentationen ist stets zu klären, welche Dateiformate gewählt werden und auf welchem Medium (CD-ROM, USB-Stick, Download vor Ort…) diese transportiert werden. Wenn Sie mit externen Referenten, Seminarleitern o.ä. zusammenarbeiten, sollten Sie dies in jedem Fall frühzeitig abklären, um technische Probleme zu vermeiden!
  • Auswahl und Bereitstellung der Medientechnik

  • Die Auswahl der Medien bestimmt die benötigte Technik! Sorgen Sie dafür, dass alle benötigten Geräte bereitstehen und bestimmen Sie ggf. am Veranstaltungstag einen kompetenten Technik-Verantwortlichen, der alles verkabelt und sich um eventuelle Probleme kümmert!

    • PC / Notebook – achten Sie hierbei auf mögliche Kompatibilitätsprobleme (PC/Mac) und bei anspruchsvollen Präsentationen ggf. auch auf die Leistungsdaten!
    • Videogerät / CD-ROM-Player – denken Sie auch an Netzkabel und Bildschirm bzw. Projektionstechnik!
    • Beamer – denken Sie auch an Netz- und Verbindungskabel, Fernbedienung sowie einen Tisch für den Beamer bzw. eine Deckenaufhängung!
    • Overhead-Projektor – fast schon etwas ‚Old School‘, aber gerade für Workshop-Settings häufig gut geeignet! Hier brauchen Sie neben dem Netzkabel ausreichend klare Folien, Folienstifte und ggf. Zeigestifte/stäbe.
    • Diaprojektor – fast schon eine Seltenheit, aber in einigen Bereichen immer noch das Medium der Wahl! Achten Sie auch hier auf einen Aufstelltisch, Netzkabel und Fernbedienung sowie ggf. einen Zeigestab.
    • Projektionsfläche – egal ob Beamer, Overhead-Projektor oder Diaprojektor: ohne eine geeignete Projektionsfläche wird das nichts! Ggf. tut es eine glatte, weiße Wand, ansonsten benötigen Sie eine Leinwand incl. Aufsteller / Aufhängung oder eine Medienwand zwecks Rückprojektion. Prüfen Sie, ob Bildgröße und Betrachtungsabstand ausreichend sind!
    • Handmikrofon – benötigt der Redner ein Handmikrofon? Sollen ggf. mehrere Mikrofone durchs Publikum gereicht werden, um Fragen oder Redebeiträge zu sammeln?
    • Lautsprecher – sowohl Audio/Video-Präsentationen wie auch Mikrofone erfordern entsprechende Lautsprecher, die entweder im Raum eingebaut sind oder separat aufgestellt werden müssen.
    • Videorecorder / Kamera – wenn die Veranstaltung (ganz oder in Teilen) aufgezeichnet werden soll, benötigen Sie dazu auch ein Stativ, ggf. Kassetten oder Speicherkarten, Verbindungskabel und beschreibbare CD/DVDs (wenn Film/Fotos an die Teilnehmer verteilt werden sollen). Denken Sie auch an einen erfahrenen Fotografen/Kameramann!
    • Buchung / Reservierung – erstellen Sie eine Liste aller benötigten Medientechnik und buchen Sie diese für den gewünschten Termin! Dies gilt nicht nur für die Nutzung externer Locations, sondern auch innerhalb der eigenen Firma – melden Sie Ihren Bedarf rechtzeitig bei den zuständigen Ansprechpartnern (Haustechnik, Veranstaltungsmanagement…) an! Wenn etwas fehlt und eingekauft werden muss, klären Sie rechtzeitig, wer dies übernimmt!
  • Auswahl und Bereitstellung weiterer Moderationstechnik

  • Gerade wenn nicht nur etwas gezeigt, sondern auch interaktiv erarbeitet werden soll, benötigen Sie neben der Präsentations- auch Moderationstechnik. Wenn das Publikum aufgeteilt wird, sollten stets genügend Flipcharts/Whiteboards… für alle Gruppe bereitstehen!

    • Flipcharts – halten Sie genügend Charts, Ersatzblöcke und Stifte in mehreren Farben bereit!
    • Pinnwände & Moderationskoffer – prüfen Sie, ob der Koffer gut gefüllt ist und über ausreichend Karten, Stifte, Pinnwandpapier, Nadeln etc. verfügt!
    • Whiteboard – hierzu gehören Whiteboard-Marker (Non-Permanent!) und ein spezieller Schwamm.
    • Buchung / Reservierung – was für die Medientechnik gilt, gilt auch für die Moderationstechnik! Erstellen Sie eine Liste aller benötigten Dinge und buchen/reservieren Sie diese bei den zuständigen Ansprechpartnern! Wenn etwas fehlt und eingekauft werden muss, klären Sie rechtzeitig, wer dies übernimmt!
  • Raumfestlegung und Gestaltung

  • Welche Räume Sie benötigen, hängt von Gruppengröße, Veranstaltungsformat und gewählten Medien-/Moderationstechnik ab.

    • Anzahl & Größe der Räume – ist die Raumgröße für die Teilnehmeranzahl ausreichend? Sind ggf. mehrere Räume erforderlich, wenn die Gruppe aufgeteilt wird oder wenn es im Laufe des Events verschiedene ‚Stationen‘ gibt?
    • Möblierung & Bestuhlung – wie viele Plätze sind erforderlich, welche Anordnung (U-Form, Kreis oder Rechteck, Reihenbestuhlung, Gruppenbereiche …) ist am besten geeignet?
    • Raumaufteilung – bei größeren Räumen können Aktionsbereiche, Teilnehmerbereiche etc. eingerichtet werden.
    • Rednerpult / Bühne – wie viele Redner bzw. Podiumsteilnehmer sind gleichzeitig präsent, d.h. wie viele Plätze und Mikrofone werden gebraucht?
    • Beleuchtung / Verdunkelung – bei Diskussionsrunden oder Arbeitssessions ist gutes Licht erforderlich, bei Präsentationen ist oft eine Abdunkelung (Vorhänge/Rolläden) nötig.
    • Isolierung / Klimatisierung – ist der Veranstaltungsraum ruhig und störungsfrei (Verkehrsgeräusche…)? Ist er jahreszeitlich angemessen heizbar bzw. klimatisierbar?
    • Anschlüsse & Kabelage – je mehr Technik verwendet wird, desto mehr Steckdosen, Verlängerungskabel und Mehrfachstecker werden gebraucht!
    • Belegung / Reservierung – wenn Sie den perfekten Raum gefunden haben, sollten Sie nicht vergessen, diesen verbindlich zu buchen, nicht nur bei externen Locations, sondern auch innerhalb der Firma!
  • Verpflegung, Sozialräume & Feedback-Bögen

    • Pausenorganisation – für kurze Pausen sollten Sie Kaffee, Tee, Wasser und ggf. Saft/Softdrinks einplanen; auch Kekse werden immer gern genommen. Klären Sie, wer sich um Auf- und Abbau der Tische, Kaffee- & Teekochen und Anrichten der Keksteller kümmert: die Firmenkantine, die in solchen Dingen erfahrene Sekretärin, die Praktikantin oder ein externer Caterer?
    • Mittagessen / Abendessen – gibt es eine Firmenkantine, die ein gemeinsames Essen in angenehmem Ambiente organisieren kann? Gibt es Räume, in denen ein Caterer Essen anliefern und servieren kann? Gibt es in der Nähe ein nettes Restaurant, in dem die Teilnehmer gemeinsam essen könnten? Achten Sie bei der Menüwahl unbedingt auf besondere Ernährungsweisen, die bei der Anmeldung angegeben wurden!
    • Toiletten – achten Sie auf eine ausreichende Anzahl von Herren- und Damentoiletten sowie eine klare Ausschilderung! Hängen Sie am besten ein dezentes, aber gut sichtbares Hinweisschild neben den Eingang zum Seminar-/Tagungsraum und hängen Sie bei längeren Wegen zusätzliche Hinweise in den Korridoren auf.
    • Raucherzonen – auch hier schafft ein am Eingang platziertes Hinweisschild Klarheit! Weisen Sie ggf. in klassischen „Ausweichecken“ (Toiletten, Eingangsbereich des Gebäudes…) auf Rauchverbote oder Raucherzone hin.
    • Feedback-Bögen – lassen Sie sich von den Teilnehmern Rückmeldung zu Ihrem Event geben, sowohl inhaltlich wie auch organisatorisch! Planen Sie die Verteilung der Bögen in den Ablaufplan mit ein und richten Sie bspw. einen Briefkasten für die Rückgabe ein.
  • Marketing & Kommunikation

    Wer ein gutes Event organisiert, sollte dies auch intern wie extern kommunizieren. Vernetzen Sie die Teilnehmer untereinander und lassen Sie auch interessierte Medienvertreter wissen, was Sie vorhaben.

    • Direktwerbung per Email / Post / Internet –
    • Pressemitteilung / Pressemappe – Veranstaltungen, bei denen Publicity gewünscht wird, sollten Sie über Pressemitteilungen an die Lokalpresse wie auch interessierte Branchenmedien ankündigen. Wenn Pressevertreter geladen sind, kann die Zusammenstellung einer Pressemappe (Programm, Raumplan, Ansprechpartner, Info- & Werbematerial…) lohnenswert sein.
    • Einladung & Anmeldebestätigung – nach Versand der Einladungen sollten Sie auch die Anmeldung offiziell bestätigen und die Teilnehmer bitten, den Termin fest in den Kalendar einzutragen.
    • Namensschilder – bei einem informellen Mitarbeiter-Workshop in kleinem Rahmen tut es sicher auch ein selbstbeschrifteter Aufkleber, bei offizielleren Terminen dagegen sollten Sie den Teilnehmern Namensschilder zur Verfügung stellen.
    • Tischschilder – für Podiumsdiskussionen oder Workshop-Settings sollten auch die Sitzplätze der Teilnehmer namentlich gekennzeichnet werden.
    • Ausschilderung – am Gebäudeeingang sollte ein gut gestaltetes Veranstaltungsplakat hängen, das die Teilnehmer begrüßt, der Weg zum Veranstaltungsraum sollte klar ausgeschildert sein (A4-Zettel mit Pfeilen und Veranstaltungstitel), die Tür zum Veranstaltungsraum sollte gekennzeichnet sein, am Eingang des Raumes sollte ein Hinweis auf Toiletten und Raucherbereiche angebracht werden.
    • Teilnehmerliste – wenn es bei dem Event auch ums Netzwerken geht, ist eine Teilnehmerliste mit Kontaktdaten (Name, Funktion, Firmen-E-Mail) sinnvoll.
    • Abrechnungsformulare – wenn der Veranstalter Fahrt- oder Unterbringungskosten übernimmt, sollten Sie entsprechende Formulare bereitstellen. Selbiges gilt für Honorarabrechnungen externer Redner, die keine Rechnung stellen.
    • Tagungsmappe – stellen Sie eine Tagungsmappe zusammen, die alle notwendigen Informationen für die Teilnehmer enthält (Programm, Raumplan, ggf. Sitzordnung, Teilnehmerliste, Formulare zur Fahrtkostenabrechnung…)!

    Nachbereitung

  • Auswertung

  • Nach Abschluss des Events können Sie sich längst noch nicht zurücklehnen: Eine professionelle Nachbereitung gehört immer dazu!

    • Presseinfo – verfassen Sie eine kurze Pressemitteilung, die die wichtigsten Ergebnisse Ihres Events zusammenfasst und verteilen Sie diese sowohl intern (Betriebszeitung, Firmen-/Abteilungs-Newsletter, Intranet) als auch extern (Lokalpresse, Branchenzeitschriften – Print & Web).
    • Teilnehmerauswertung – holen Sie Feedback zur Veranstaltung (Inhalt, Präsentation, Organisation…) von den Teilnehmern ein, entweder per Fragebogen oder in einer Gesprächsrunde. Notieren Sie insbesondere aufgetretene Probleme und Verbesserungsvorschläge für zukünftige Events!
    • Ergebnisaufbereitung – erfassen Sie die während des Events generierten Ideen und Erkenntnisse (Produktideen, QM-Vorschläge, Probleme, Anregungen für weitere Veranstaltungen…) und zirkulieren Sie diese an die relevanten Entscheider. Legen Sie ggf. einen Follow-Up-Termin fest, um die Umsetzung gefasster Vorsätze bzw. die Wirksamkeit von Fortbildungen zu überprüfen!
  • Abrechnung & Lessons Learnt

  • Nach Abschluss der Veranstaltung sind die noch offenen Rechnungsposten zu begleichen, bevor dann die Endabrechnung erstellt wird. Wer gut geplant hat, kann sich nun auf die Schulter klopfen, wenn alles innerhalb des genehmigten Budgets liegt!

    • Fahrtkosten – erinnern Sie die Teilnehmer per Mail an die Zusendung der Fahrtkostenbelege und leiten Sie diese an die zuständigen Sachbearbeiter der Buchhaltung weiter. Erledigen Sie diesen Posten möglichst zügig, damit auch in finanzieller Hinsicht ein positives Gefühl bei Ihren Teilnehmern zurückbleibt!
    • Unterkunft – wenn Teilnehmer in Hotels untergebracht wurden, ist auch hier die Rechnung zu begleichen. Wenn Kosten jenseits der zugesagten Übernachtung & Verpflegung angefallen sind (Übernachtung von Begleitpersonen, Zimmer-Upgrade, Minibar…), sollten diese von den Teilnehmern selbst beglichen werden – wer dies bei der Einladung klar kommuniziert hat, spart sich im Nachhinein unangenehme Diskussionen!
    • Honorare – wenn Moderatoren, Redner oder Seminarleiter engagiert wurden, sind die offenen Honorare zu begleichen. Erledigen Sie auch dies möglichst zügig und kommunizieren Sie evt. unvermeidliche Verzögerungen offen – schließlich haben Sie als Veranstalter einen Ruf zu verlieren!
    • Catering, Räume, Veranstaltungstechnik – gehen Sie die Auftragslisten durch und begleichen Sie alle offenen Rechnungen.
    • Endabrechnung – nach Begleichung aller Rechnungen wird die Endabrechnung gemacht. Vergleichen Sie die tatsächlich angefallenen Kosten der einzelnen Posten mit Ihrer Planung und ziehen Sie ggf. Rückschlüsse für zukünftige Events!
    • Lessons Learnt – notieren Sie ergänzend zum Feedback der Teilnehmer auch alles, was Ihnen selbst als Planer positiv oder negativ aufgefallen ist! Haben sich die Teilnehmer häufig verlaufen, müssen Sie beim nächsten Event die Beschilderung verbessern? Gab es technische Probleme, fehlten bspw. Kabel oder gab es Kompatibilitätsprobleme, die auf die Checkliste für zukünftige Events gesetzt werden sollten? Ist ein Redner besonders gut angekommen und könnte für weitere Events eingeladen werden? Waren Sie mit dem Caterer zufrieden? Gab es Missverständnisse bezüglich der Fahrtkostenabrechnung, sollten Sie also beim nächsten Mal klarer informieren? Fragen Sie ggf. auch Mitorganisatoren nach deren Rückmeldung!


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